En la gestión del alcance el sueño de todo gerente de proyecto es que el proyecto funcione sin problemas de principio a fin, sin demoras. Sin embargo, esto a menudo no es la realidad.
A pesar de las mejores intenciones y la planificación, los retrasos son inevitables y podrán tener un impacto negativo en el éxito de cualquier proyecto. Saber cómo reconocer problemas potenciales y abordarlos rápidamente es una habilidad esencial para una gestión del alcance en proyectos exitosos.
La gestión del alcance del proyecto es un proceso que te ayudará a determinar y documentar la lista de todos los objetivos, tareas, entregables, plazos y presupuestos del proyecto como parte del proceso de planificación.
Cuando este punto se tiene definido desde el principio, se vuelve mucho más fácil para los equipos de proyectos gestionar y realizar los cambios necesarios.
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Importancia de la gestión del alcance del proyecto.
Al tener un alcance de proyecto definido, los gerentes podrán mantenerse al día fácilmente y asegurarse de que se cumplan todos los objetivos en el plazo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Una gestión del alcance del proyecto bien definida ayuda a evitar problemas comunes como:
- Requisitos en constante cambio
- Cambiar la dirección del proyecto cuando ya está a mitad de camino
- Darse cuenta de que el resultado final no es el esperado
- Repasando el presupuesto discutido
- Retrasarse en los plazos del proyecto
¿Cómo se define el alcance del proyecto?
Este es el proceso de planificación del proyecto que documenta objetivos, entregables, características y presupuestos específicos. El documento detalla la lista de actividades para la finalización exitosa del proyecto.
El alcance se define mediante la comprensión de los requisitos del proyecto y las expectativas del cliente. La declaración de alcance generalmente contiene:
- Objetivos del proyecto
- Proyectos
- Exclusiones
- Limitaciones del proyecto y
- Supuestos del proyecto.
Proceso de gestión del alcance del proyecto
Te compartimos seis procesos involucrados en la identificación precisa de la gestión del alcance del proyecto:
1. Gestión del alcance de la planificación
En el primer proceso de la gestión del alcance del proyecto, crear un documento de plan de alcance al que podrás hacer referencia en las etapas posteriores. El documento ayuda principalmente en la definición, gestión, validación y control del alcance del proyecto.
Incluye:
- Declaración detallada del alcance del proyecto
- Desglose de todos los requisitos del proyecto.
- Entregables esperados del proyecto
- Proceso de control de cambios del proyecto
2. Requisitos de recogida
Determiná los requisitos y expectativas de las partes interesadas. Se te pedirá que documentés todos los requisitos, expectativas, presupuestos y entregables del proyecto a través de entrevistas, encuestas y grupos focales.
Este es un paso bastante importante porque, en la mayoría de los casos, las partes interesadas podrán tener requisitos o expectativas poco realistas y los gerentes de proyecto deberán intervenir para encontrar una solución que sea aceptable para todos para evitar retrasos en el proyecto.
Al final de la etapa de requisitos de recolección, debe tener lo siguiente:
- Requisitos funcionales y no funcionales.
- Requisitos de las partes interesadas
- Requisitos comerciales
- Requisitos de apoyo y formación
- Requerimientos del proyecto
3. Definí el alcance
Debés convertir los requisitos en una descripción bien detallada del servicio o producto que está tratando de entregar a través del proyecto. A continuación, tendrás una declaración del alcance del proyecto a la que podrá hacer referencia a lo largo de su proyecto.
Con un alcance definido, obtienés un punto de referencia para tu equipo de proyecto y cualquier otra persona involucrada.
4. Hacé una estructura de desglose del proyecto
Estructurá un documento que desglosa todo el trabajo que debés realizar en el proyecto y luego asigná todas las tareas a los miembros del equipo. Enumerá los entregables que deben completarse y sus respectivos plazos.
Podés usar el software de gestión de proyectos de Mawi Managers para asignar y priorizar las tareas del proyecto, lo que facilitará el seguimiento de todo el progreso del proyecto y evitará cuellos de botella innecesarios.
5. Alcance de validación
La validación del alcance deberá realizarse antes de comenzar el proyecto para garantizar que, si algo sale mal, sea fácil encontrar dónde salió mal.
6. Alcance de control
Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que, cuando comienza el proyecto, siempre se mantenga dentro del alcance definido.
Al establecer un alcance de proyecto definido te permitirá que los equipos administren todo su trabajo de manera optimizada.
Con el apoyo de un software de gestión de proyectos de construcción como Mawi Managers, te ayudará en un alcance de proyecto efectivo y garantizarás que se entregue de manera oportuna y dentro del presupuesto, al mismo tiempo que cumple con las expectativas del usuario final.
